こんにちは、横浜市戸塚区のハローパソコン教室 東戸塚校です。

Wordで文書を作った場合、それを他の人と共有することがあると思います。

メールで送ったり、USBメモリに入れた渡したりと、方法はさまざまです。

そんな時、相手に「文書が見られない」と言われたことはありませんか?

その原因としては、いくつか考えられますが、代表的なものは以下の2点でしょう。

自分のWordと相手のWordのバージョンが大きく異なる

相手のパソコンにWordが入っていない

このような状態では、相手が文書を見ることができません。

 

解決策もいろいろとありますが、ここでは「PDFファイルに変換して送る」方法をお伝えします。

Wordで文書を作ったら、まずは通常通り保存しておきましょう。

次に、PDFファイルに変換をします。

「ファイル」タブをクリックして、左側のメニューから「保存と送信」をクリックしましょう。(Office2010の場合)

PDF1

 

次に「PDF/XPSドキュメントの作成」をクリックし、「PDF/XPSの作成」をクリックします。

PDF2

 

保存場所、ファイル名を指定して、「発行」をクリックします。

PDF3

 

指定したフォルダ(ここではドキュメント)に、PDFファイルができました。

PDF4

 

この、PDF形式のファイルを送ったり渡したりすれば、先ほど挙げた2点の問題があっても、

相手は文書を見ることができます。

ただ、相手には文書を編集することはできません。

お知らせとして渡したり、確認を依頼する時などに使うといいですね。