【Office共通】クイックアクセスツールバーを便利に使おう

こんにちは、横浜市戸塚区のハローパソコン教室　東戸塚校です。

仕事などで、WordやExcelの文書を印刷して使うことも多いでしょう。

例えば、休暇届などの申請書を印刷して、必要事項を手書きして提出していませんか？

そのような場合、何部かまとめて印刷しておいて、それを使うことが多いと思います。

印刷したものがなくなったら補充が必要です。

その書類のファイルを開いて印刷するのですが、「ファイル」タブをクリックして「印刷」とするのが面倒という方もいるでしょう。

 

そんな時、「クイックアクセスツールバー」を使うと便利ですよ。

 

クイックアクセスツールバーとは、WordやExcelなどで左上に表示されるツールバーのことです。

上書き保存をする時に、使う方も多いと思います。

 

ここに、自分の好きな機能を追加できるのをご存知ですか？

 

機能を追加するには、ツールバーの右端にある、下向きの三角をクリックします。

 

よく使われる機能がいくつか表示されます。

印刷では、「クイック印刷」と「印刷プレビューと印刷」がありますね。

 

この2つの違いはなんでしょうか。

 

【クイック印刷】

名前の通り、クリックするとそのままプリンターから印刷されます。

いつもなにも設定を変えずに印刷している場合は、こちらの方が便利です。

ただし、1クリックで1部の印刷ですから、大量印刷には向きません。

 

【印刷プレビューと印刷】

こちらは、通常の操作で「ファイル」タブをクリックして、「印刷」をクリックした時の画面になります。

用紙の種類や部数の変更ができます。

無駄に印刷してしまわないよう、こちらを使うのがお勧めです。

 

クイックアクセスツールバーには、その他にもいろいろな機能が追加できます。

マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト試験（MOS試験）でも、出題されるほどです。

 

このような機能を使って、少しでも業務効率化を図りたいですね。